En France, la gestion des copropriétés, qu'elles soient grandes ou petites, repose sur des obligations légales définies par la loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967. Dans le cas des petites copropriétés, comprenant 15 lots au maximum (lots principaux, hors caves ou parkings), la cogestion est un modèle de gestion adapté pour optimiser les coûts tout en impliquant directement les copropriétaires. Ce mode de gestion, où le syndic professionnel travaille en étroite collaboration avec le conseil syndical, présente des spécificités qui doivent être détaillées pour être bien comprises.

Nous allons aborder dans cet article les missions du syndic dans ce contexte particulier au regard des responsabilités, des défis et des avantages de la cogestion pour ces petites copropriétés.

Qu’est-ce que la cogestion dans une petite copropriété ?

La cogestion est un modèle hybride où le syndic professionnel délègue certaines tâches administratives, financières ou opérationnelles au conseil syndical, ou à des copropriétaires désignés par le conseil syndical (par exemple certains copropriétaires résidents dans l'immeuble). Ce mode de fonctionnement est particulièrement adapté aux petites copropriétés (15 lots ou moins), où la taille réduite facilite la coordination et la prise de décision collective. La cogestion permet de réduire les honoraires du syndic tout en impliquant les copropriétaires dans la gestion quotidienne de l’immeuble, favorisant ainsi une meilleure transparence et une bonne réactivité.

Dans ce cadre, le syndic conserve un rôle légal et réglementaire essentiel, mais certaines tâches opérationnelles sont assumées par les copropriétaires. Par exemple, le conseil syndical peut intervenir dans les relations avec les prestataires ou suivre les petits travaux, tandis que le syndic se concentre sur les obligations légales, comme la tenue des assemblées générales ou la gestion comptable.

Les missions principales du syndic en cogestion

Les missions du syndic dans une petite copropriété gérée en cogestion peuvent être regroupées en plusieurs catégories : administratives, financières, techniques et juridiques. Bien que la cogestion implique une répartition des tâches, le syndic reste le garant du respect des obligations légales et réglementaires.

1. La gestion administrative

1. L'organisation des assemblées générales (AG)

Le syndic est chargé de convoquer et d’organiser l’assemblée générale annuelle, obligatoire même pour les très petites copropriétés. Dans une cogestion, il prépare les convocations, l’ordre du jour (en concertation avec le conseil syndical) et assure la rédaction des procès-verbaux. Dans les petites structures, où les relations sont souvent plus directes, le syndic peut déléguer la préparation de certaines tâches au conseil syndical comme la consultation d’entreprises afin d’établir les mises en concurrence, mais il reste responsable de la validation des appels d’offres et de leur conformité.

Tenue du carnet d’entretien

Le syndic doit tenir à jour le carnet d’entretien de l’immeuble, qui recense les travaux réalisés et les contrats en cours (entretien des parties communes, ascenseur, etc.). Dans une cogestion, les copropriétaires peuvent signaler directement des interventions ou des anomalies, mais le syndic centralise ces informations pour garantir leur traçabilité.

Gestion des archives et des documents

Le syndic conserve les documents officiels de la copropriété (règlement de copropriété, état descriptif de division, contrats, etc.). En cogestion, il peut partager l’accès à ces documents avec le conseil syndical via des outils numériques pour faciliter la collaboration.

2. La gestion financière

Établissement et suivi du budget prévisionnel

Le syndic élabore le budget prévisionnel, soumis à l’approbation des copropriétaires en AG. Dans une petite copropriété gérée en cogestion, le conseil syndical peut participer à l’élaboration de ce budget, en proposant par exemple des devis ou en identifiant des postes de dépenses à optimiser. Le syndic, quant à lui, s’assure que le budget respecte les besoins réels de l’immeuble et les obligations légales.

Appels de fonds et gestion des charges

Le syndic émet les appels de fonds pour les charges courantes (eau, électricité, ménage, etc.) et les provisions pour travaux. Dans une cogestion, les copropriétaires peuvent aider à relancer les paiements en retard, mais le syndic reste responsable de la comptabilité et du suivi des paiements.

Tenue de la comptabilité

Même pour une petite copropriété, le syndic doit tenir une comptabilité claire et conforme aux normes en vigueur (décret n° 2005-240 du 14 mars 2005). Cela inclut la production d’un bilan annuel et la présentation des comptes en AG. En cogestion, le conseil syndical peut contrôler les comptes avant l’AG, ce qui renforce la transparence.

3. La gestion technique

L'entretien courant de l’immeuble

Le syndic veille à l’entretien des parties communes (nettoyage, éclairage, espaces verts, etc.). Dans une petite copropriété en cogestion, les copropriétaires peuvent gérer directement certains contrats (par exemple, avec une entreprise de ménage) ou signaler des besoins de maintenance, mais le syndic supervise la mise en œuvre et s’assure que les prestataires respectent leurs engagements.

Suivi des travaux

Pour les travaux votés en AG (réparation d’une toiture, ravalement de façade, etc.), le syndic est chargé de demander des devis et de sélectionner les prestataires en concertation avec le conseil syndical, de suivre l’exécution des travaux. Dans une cogestion, les copropriétaires et le conseil syndical jouent un rôle actif, notamment pour la sélection des entreprises et le suivi des interventions mineures.

Gestion des sinistres

En cas de sinistre (dégât des eaux, incendie, etc.), le syndic déclare l’incident à l’assurance de la copropriété et coordonne les réparations. En cogestion, les copropriétaires peuvent signaler rapidement les problèmes, ce qui accélère la prise en charge.

4. La gestion juridique

Respect du règlement de copropriété

Le syndic veille à l’application du règlement de copropriété et des décisions prises en AG. Dans une petite copropriété, où des conflits entre voisins peuvent apparaitre, le conseil syndical peut jouer un rôle de médiateur pour apaiser les tensions.

Représentation légale

Le syndic représente le syndicat des copropriétaires dans les démarches administratives ou judiciaires (par exemple, en cas de litige avec un prestataire ou un copropriétaire). En cogestion, il peut consulter le conseil syndical avant de prendre des décisions importantes.

Mise en conformité légale

Le syndic s’assure que la copropriété respecte les obligations légales, comme l’immatriculation au registre des copropriétés ou la mise en conformité des équipements (ascenseur, diagnostics techniques, etc.). En cogestion, le conseil syndical peut aider à identifier les besoins, mais le syndic reste le garant de la conformité.

Les spécificités de la cogestion dans les petites copropriétés

Dans une petite copropriété, la cogestion présente des particularités différentes d'une gestion par un syndic classique, dont les caractéristiques sont :

La maitrise des charges

Les petites copropriétés ont souvent des budgets limités et la cogestion permet d’obtenir des charges maitrisées et des honoraires du syndic raisonnables, tout en améliorant la qualité du service rendu, du fait que certaines tâches sont assumées par les copropriétaires.

Une implication des copropriétaires

La proximité dans une petite copropriété favorise une gestion participative. Les copropriétaires, souvent plus investis, peuvent facilement se réunir pour discuter des besoins de l’immeuble ou résoudre les problèmes urgents.

De la flexibilité et de la réactivité

Avec un nombre réduit de lots, les décisions sont prises plus rapidement, et la communication entre le syndic et les copropriétaires est simplifiée. Cela permet de gérer efficacement les urgences ou les petits travaux.

Un rôle renforcé du conseil syndical

En cogestion, le conseil syndical joue un rôle clef. Il peut, par exemple, intervenir pour améliorer le service des prestataires, vérifier les factures ou organiser des réunions informelles pour préparer l’AG. Le syndic, de son côté, apporte son expertise pour garantir la conformité des décisions.

La cogestion : la nécéssité d'un véritable savoir-faire du syndic

La cogestion dans une petite copropriété a des avantages mais elle nécessite un véritable savoir-faire d'un syndic maitrisant cette technique de gestion.

La spécificité de la mission de syndic en cogestion consiste à :

Palier au manque de compétences des copropriétaires.

Les copropriétaires, bien qu’impliqués, n’ont pas toujours les compétences juridiques, financières ou techniques nécessaires pour gérer certaines tâches. Le syndic doit être vigilant et professionnel pour éviter des erreurs et débordements.

Garantir une gestion neutre 

Dans une petite structure, les relations personnelles peuvent compliquer la prise de décision. Le syndic doit faire preuve de neutralité pour maintenir l’équité et éviter les conflits d’intérêts entre les membres du Conseil Syndical et les autres copropriétaires.

Stimuler l'implication des copropriétaires

En cogestion, le syndic est le garant de la bonne tenue de la copropriété dont il conserve la responsabilité complète. Le syndic peut être amené à passer beaucoup plus de temps que prévu pour gérer la copropriété si les copropriétaires ne participent pas suffisamment.

Le syndic doit donc veiller à stimuler l'implication des copropriétaires sans quoi l'équilibre financier du contrat de cogestion qui repose sur un partage des tâches serait rompu. Dans le cas d'une inertie persistante des copropriétaires, une augmentation des honoraires lors du prochain contrat serait probable.

Nos conseils pour une cogestion réussie :

Définir clairement les rôles de chacun

Une communication claire entre le syndic et le conseil syndical est essentielle pour éviter les malentendus. Le contrat de syndic ou un accord écrit peut préciser les tâches déléguées.

Utiliser des outils numériques pour coordonner les actions du syndic avec le conseil syndical

Les extranets et les logiciels de tickets de suivi de tâches permettent de simplifier la gestion des interventions et des documents, la comptabilité et la communication dans les petites copropriétés.

Ils doivent être utilisés de préférence aux appels téléphoniques chronophages et aux courriels incessants qui augmentent les coûts de gestion.

Apprendre la cogestion de leur immeuble aux copropriétaires

La gestion en cogestion d’une copropriété n’est encore pas une pratique très répandue et c’est au syndic de mieux faire comprendre leurs responsabilités aux copropriétaires, en partageant son savoir-faire spécifique et ses retours d’expérience sur les méthodes participatives qui ont fait leur preuve.

Assurer une bonne communication

Des réunions régulières entre le syndic et le conseil syndical permettent de résoudre rapidement les problèmes et de préparer efficacement les AG.

Conclusion

Dans les petites copropriétés (15 lots maximum) gérées en cogestion, le syndic joue un rôle central tout en collaborant étroitement avec les copropriétaires.

Ses missions, qu’elles soient administratives, financières, techniques ou juridiques, restent encadrées par la loi, mais la cogestion offre une flexibilité accrue pour réduire les coûts et impliquer les copropriétaires. En organisant un bon équilibre entre responsabilités et délégations, ce modèle favorise une gestion transparente et efficace, sous condition d’une communication claire, d’une répartition bien définie des tâches et d’un respect des missions de chacun.

Pour les petites copropriétés, la cogestion est une solution idéale pour allier professionnalisme et proximité, tout en répondant aux besoins spécifiques des petits immeubles à taille humaine.

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